En el post de hoy queremos ayudarte a saber qué tipo de documento emitir en cada venta, porque el tipo de documento tiene un impacto directo en los impuestos aplicables.
Empecemos por el principio:
Tabla de contenidos
¿Cuál es la diferencia entre factura y Ticket /Factura Simplificada?
Para que una factura sea una factura legalmente válida debe constar el NIF o CIF del comprador. Si no tienes ese dato, debes emitir una factura simplificada o ticket.
Para que lo entiendas: la cuenta que te traen en el restaurante para pagar es un ticket o factura simplificada. Si pides factura para poderte desgravar el gasto, se emite otro documento donde consta tu CIF.
A nivel fiscal, si eres autónomo y debes aplicar retención, solo aplicas retención en las facturas. Tus tickets se emiten sin retención.
¿Qué documento debes emitir en tus ventas online?
Aquí es donde viene un gran DEPENDE. La primera recomendación es que consultes con tu asesor de confianza y le expliques tu caso concreto. Lo que te compartimos en este post es el contenido general, pero cada negocio es particular.
Para saber qué documento emitir, vas a necesitar valorar 3 datos:
Campo CIF/NIF
En las ventas online, dependes de tu carrito de la compra. Por ejemplo, si tienes un WooCommerce o Kajabi, puedes crear un campo NIF/CIF obligatorio, podrás emitir facturas a todo el mundo, porque tendrás los datos completos. Si trabajas con un ThriveCart el campo de CIF/NIF existe, pero no es obligatorio, de modo que tendrás que emitir facturas para las personas que te faciliten el CIF y ticket para las otras.
Dirección
No puedes emitir tickets al extranjero, de modo que todas tus ventas al extranjero deben ser en formato factura, aunque no tengas el CIF de la empresa.
Total de facturación con un cliente:
Aquí es donde el tema se complica. Si le vendes a un particular más de 3.000€ en un año, debes declarar.
¿Como organizar los documentos en tu sistema de facturación? Series de facturación
En España existe un requisito legal de que todas las numeraciones de documentos sean consecutivas en el tiempo.
Ejemplos prácticos:
→ Si tienes la factura 1000, 1001 y 1002, pero la 1001 es incorrecta, no puedes borrarla, porque te quedaría un hueco en la numeración.
→ Si tienes la factura 1000,1001 y 1002, la 1002 no puede tener fecha anterior a la 1001.
Cada documento debe tener su propia numeración correlativa. Es decir, no puedes mezclar facturas y tickets en la misma numeración. Las diferentes numeraciones se conocen como SERIES DE FACTURACIÓN.
Las series se identifican con números o letras anteriores al número y se reinician anualmente.
Ejemplo de funcionamiento de las series standard de Negocioh:
→ T202X0001 – Serie para tickets o facturas simplificadas, donde la X es el año corriente.
→ F202X0001 – Serie para facturas automáticas enlazadas a Stripe o PayPal.
→ M202x00001 – Serie para facturas manuales generadas por nuestros clientes.
¿Por qué es importante separar las facturas automáticas de las manuales?
En las ventas online, se pueden dar grandes volúmenes de facturación en un solo día. Si en ese mismo día, el cliente necesita crear una factura manual, podrían producirse saltos de fechas o de números. Por este motivo, es recomendable que estos dos orígenes estén separados.
Además, separarlos tiene una derivada positiva para un negocio mixto, que es ver rápidamente cuanto vende la parte online y la parte offline.
Como las series son un mecanismo sencillo para ver el total de una línea de negocio, en algunas empresas se usan múltiples series de facturación; una para cada línea de producto o de negocio. Si por ejemplo vendes cursos online y merchandising y quisieras separar los ingresos contablemente, podrías usar dos series de facturación diferentes.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender la diferencia entre factura y ticket. Si tu sistema de facturación no te permite generar facturas o tickets de manera automatizada según los datos que entre el cliente, en Negocioh lo tienes automatizado desde el primer día.
